Was Sie über Microsoft-Softwarelizenz-Audits wissen sollten
Stellen Sie sicher, dass Sie stets auf ein potenzielles Microsoft-Audit vorbereitet sind
Was ist ein Microsoft-Audit?
Als IT-Manager kann jederzeit ein Microsoft-Audit für Sie anstehen. Die Microsoft EULA (Endbenutzer-Lizenzvereinbarung), der Sie bei jeder Installation von Microsoft-Software zustimmen, bedeutet, dass Sie die Nutzungsbedingungen akzeptieren und Microsoft die Prüfung von in Ihrem Netzwerk installierten Microsoft-Softwarelizenzen erlauben.
Das Microsoft Audit-Team konzentriert sich regelmäßig auf die Prüfung bestimmter Branchen und Regionen, indem es umfassende Audit-Anfragen ausführt. Sie möchten die Lizenzen, für die ein Unternehmen bezahlt hat, mit den von ihnen verwendeten Lizenzen abgleichen. Natürlich möchten Sie nicht der IT-Manager sein, der mit unbezahlten Lizenzen erwischt wird.
Durch die Verwendung eines Tools zur automatischen Aktualisierung Ihres Softwarebestands und zur Verwaltung von Softwarelizenzen können Sie dazu beitragen, das Risiko von Ausgaben für ungenutzte Softwarelizenzen zu verringern und sich besser auf ein potenzielles Microsoft-Lizenz-Audit vorzubereiten. Wenn Sie SolarWinds® Service Desk implementieren, können Sie Ihren gesamten PC-Bestand einschließlich Ihrer Microsoft-Dienste automatisch aufzeichnen und verwalten. Mit Service Desk können Sie Ihre IT-Umgebung einfacher verwalten, indem Sie Hardware, Software, Lieferantendaten, Bestellungen und Garantien an einem einzigen Ort bündeln.
Wie führt Microsoft ein Lizenz-Audit durch?
Wenn Microsoft ein Unternehmen verdächtigt, nicht lizenzierte Software zu verwenden, sendet Microsoft eine Reihe von Briefen an die Organisation, die schließlich in einem Schreiben kulminieren können, in dem rechtliche Schritte von der Business Software Alliance (BSA) angedroht werden. Wenn Sie diese nicht einhalten, können rechtliche Schritte folgen. Wenn Sie die Richtlinien einhalten und nicht lizenzfähig sind, müssen Sie möglicherweise viel Geld an Microsoft bezahlen. Selbst wenn Sie eine kleine Organisation sind und der Meinung sind, dass Sie von Microsoft unentdeckt bleiben, sollten Sie vorsichtig sein. Alles, was es braucht, ist eine Beschwerde, und morgen könnte das Microsoft Audit-Team an Ihre Tür klopfen.
Service Desk kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass Sie nur für die von Ihnen benötigten Lizenzen bezahlen. Service Desk bietet eine umfassende Nachverfolgung, damit Sie leichter erkennen können, wenn Sie Lizenzen möglicherweise nicht ordnungsgemäß verwenden. Darüber hinaus unterstützt Sie die integrierte CMDB-Software (Configuration Management Database) beim Compliance-Nachweis, indem Konfigurationselemente automatisch nachverfolgt und Beziehungen zwischen Infrastrukturkomponenten gemappt werden.
Was passiert, wenn Sie beim Missbrauch der Lizenz-Compliance erwischt werden?
Versuchen Sie, nicht erwischt zu werden, indem Sie einfach die Compliance einhalten. Ihr Software-Lizenzmissbrauch kann unbeabsichtigt sein. Die Verwaltung von Softwarelizenzen in jedem Unternehmen kann jedoch eine Herausforderung darstellen. Selbst wenn Sie ordnungsgemäß lizenzierte Software verwenden und den Audit-Trail nicht anzeigen können, kann es zu einer Geldstrafe kommen, wenn die Personalabteilung damit überfordert ist, alle Lizenzaufzeichnungen manuell in Ordnung zu bringen.
Alles, was weniger als vollständige Compliance ist, gefährdet Ihr Unternehmen und stellt möglicherweise ein viel größeres Risiko dar, als Sie denken, weshalb große Unternehmen und Organisationen Lizenz-Compliance-Richtlinien festlegen. Aus diesem Grund verlagern viele Lizenzdurchsetzungsorganisationen ihren Fokus auf kleinere Organisationen, die möglicherweise weniger umsichtige Richtlinien für die Bestandsverwaltung von PC-Software haben.
Um sich auf ein Audit vorzubereiten und potenzielle Verstöße gegen Softwarelizenzen proaktiv zu identifizieren, können Sie von detaillierter Dokumentation profitieren, um die Einhaltung Ihrer Microsoft-Softwarelizenzen nachzuweisen. Aus diesem Grund bietet Service Desk integrierte und anpassbare Berichte, damit Sie einfacher Aufzeichnungen über Ihre Assets und deren Nutzung erstellen können. Sie können Berichte auch so planen, dass automatisch Updates an interne oder externe Stakeholder gesendet werden, um Transparenz in Ihrem Unternehmen zu schaffen und Problembereiche vor einem offiziellen Audit leichter zu erkennen.
Wie Service Desk helfen kann
Sie sollten immer auf eine IT-Audit-Anfrage vorbereitet sein. Indem Sie auf jede Software-Audit-Anfrage vorbereitet sind, haben Sie genau das, was Sie brauchen, wenn Microsoft Ihren Windows-Bestand prüfen möchte.
Wenn Sie ein IT-Asset-Management-Tool wie SolarWinds Service Desk implementieren, können Sie Ihren gesamten PC-Softwarebestand einfach aufzeichnen und verwalten. Da SolarWinds Service Desk eine „Cloud-first“-SaaS-Lösung ist, müssen Sie keine weitere Softwarelizenz hinzufügen, um Ihr Inventar zu verwalten. Starten Sie Ihre Prüfung und Ermittlung auf Abruf.
Bereiten Sie sich auf Microsoft-Softwarelizenz-Audits vor
Service Desk
Bereiten Sie sich auf Audits mit Tools zur detaillierten Bestandsaufnahme von Softwareressourcen vor.
Bleiben Sie über versehentliche Verstöße auf dem Laufenden, indem Sie Aufzeichnungen über die Lizenzverlängerungsdaten verwalten.
Vermeiden Sie Ausgaben für unnötige Lizenzen, indem Sie das IT-Asset-Management automatisieren.
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