Software de cumplimiento del RGPD

RGPD hace referencia al Reglamento General de Protección de Datos de la UE que entró en vigor en mayo de 2018. En el marco del reglamento RGPD, los ciudadanos de la UE tienen garantizada la protección relativa a sus datos y privacidad. El RGPD rige el modo en que las empresas gestionan los datos de las personas y los sistemas y protocolos de seguridad que emplean. Cualquier empresa que comercializa bienes o productos para ciudadanos de la UE, con independencia de si la empresa está o no ubicada físicamente en la UE, debe adherirse a los requisitos del RGPD o, de lo contrario, hacer frente a sanciones potenciales debido a su infracción.

Para las empresas y personas que operan en la UE, el cumplimiento del RGPD cubre tres áreas principales:

1. La recopilación de datos personales como el nombre, el correo electrónico y la dirección IP
2. Las operaciones o conjuntos de operaciones que se realizan con datos personales
3. El modo en que las empresas minimizan y protegen el uso de datos personales

Se imponen diferentes obligaciones en torno al cumplimiento de las empresas con respecto al RGPD. Las organizaciones, o controladores de datos, también pueden ser responsables del trabajo de usuarios externos y deben revisar las prácticas del uso de datos de sus proveedores y contratistas.  

El RGPD también requiere que ciertas empresas asignen un responsable de la protección de datos, que se hará cargo de la supervisión de la seguridad de los datos y de la implementación del cumplimiento del RGPD. 

Las prácticas recomendadas para demostrar el cumplimiento del RGPD implicarán más que la simple actualización de sitios web y software. Para la mayoría de las organizaciones, desarrollar prácticas de datos más transparentes implicará un cambio de mentalidad de su personal clave de RR. HH., TI, marketing y seguridad, es decir, de todos los empleados que interaccionan con datos de los clientes. El cumplimiento del RGPD, probablemente, supondrá la creación de nuevos mecanismos y la puesta en marcha de revisiones internas de productos, servicios, herramientas, proveedores y relaciones con colaboradores externos.  

Además del RGPD para los ciudadanos y residentes de la UE, varios otros gobiernos han promulgado estrictas reglamentaciones sobre la privacidad de datos. Entre estos, se encuentran los siguientes:

• Brasil: Lei Geral de Proteçao de Dados Pessoais (LGPD)
• Australia: Programa Notifiable Data Breaches (NDB) (enmienda a la Ley de Privacidad)
• California: California Consumer Privacy Act (CCPA)
• Japón: Act on the Protection of Personal Information Act
• Corea del Sur: Personal Information Protection Act (PIPA)
• Tailandia: Personal Data Protection Act (PDPA)
• India: Personal Data Protection Bill (PDPB)
• Sudáfrica: Protection of Personal Information Act (POPIA)
• China: Personal Data Protection Law (PDPL)
• Canadá: Digital Charter Implementation Act (DCIA)

La mayoría de los requisitos descritos en el RGPD pretenden reajustar las prácticas empresariales para que cumplan con seis principios:

1. Políticas de privacidad/Legal
2. Protección de datos/Seguridad
3. Derechos del titular de los datos
4. Administración/Asignación de datos
5. Concientización/Entrenamiento
6. Notificación sobre infracciones de datos

Las normas del RGPD pretenden crear un estándar superior para la protección de datos, la privacidad y la seguridad de los datos personales en la UE de los siguientes modos: 

• El RGPD amplía el ámbito territorial de los requisitos de la UE, y abarca empresas fuera de la UE que gestionan datos personales de ciudadanos de la UE.
• El GDPR requiere la protección de datos personales y evidencia de la existencia de medidas de protección en ubicaciones tanto físicas como virtuales en las que se recopilen, procesen, almacenen o transmitan datos personales.
• En el marco del RGPD, las empresas deben poder identificar cuándo los datos están en peligro o quedan expuestos.

Para demostrar el cumplimiento del RGPD, las empresas deben realizar evaluaciones, identificar las brechas de cumplimiento y tomar las medidas necesarias para solucionarlas. Una vez que se identifican las brechas entre los requisitos del RGPD y los procedimientos vigentes, las empresas deben desarrollar políticas operativas en relación con el consentimiento, los procedimientos y las medidas técnicas para ayudar a proteger los datos y supervisar las cuestiones de cumplimiento de colaboradores externos de los que pueden ser responsables. Asimismo, deben realizar un inventario del flujo de datos para determinar los tipos de datos que conservan y llevar a cabo evaluaciones de riesgo de las medidas de seguridad existentes mientras se analiza la probabilidad de una filtración de datos.

El software de cumplimiento  del GDPR se ha diseñado para ayudar a las organizaciones a cumplir la normativa del RGPD de manera proactiva, antes de que se produzca una infracción. A diferencia de otras políticas, el RGPD no recomienda protocolos ni controles específicos que se pueden añadir fácilmente, sino una revisión interna rigurosa y la implementación de nuevos mecanismos.

Las soluciones de cumplimiento del RGPD pueden ayudar a las empresas y sus equipos de protección de datos a asegurar la disposición del RGPD y agilizar las auditorías mediante:

• Monitoreo del sistema integral, con frecuencia mediante datos de registro, para detectar filtraciones de datos potenciales
• Notificaciones de infracciones de seguridad o de problemas potenciales, incluidas alertas personalizadas de incidencias de seguridad que pueden afectar el cumplimiento del RGPD
• Capacidades de generación de informes para mejorar la supervisión interna o demostrar el cumplimiento ante los auditores

Un software de cumplimiento efectivo puede facilitar el cumplimiento de los sistemas de forma continua y posibilita demostrar el cumplimiento mediante informes listos para las auditorías.

El software de cumplimiento del RGPD brinda a las empresas las herramientas que necesitan para administrar el acceso interno a los datos confidenciales.

Los comprobadores de cumplimiento del RGPD puede ayudarlo a realizar lo siguiente:

• Conocer sus datos personales: Primero, debe atender el inventario de los datos que administra y que puede estar sujeto al cumplimiento del RGPD. El reglamento RGPD tiene un gran alcance cuando de datos personales se trata—es posible que deba tener en cuenta direcciones IP individuales y datos de cookies, junto con los tradicionales puntos de información, como el nombre, el número de identificación y la dirección. Una herramienta de cumplimiento del RGPD puede ayudarlo a detectar rápidamente los cambios no autorizados en archivos y carpetas importantes para prevenir las filtraciones de datos. 
• Administrar el acceso de usuarios internos: Si bien las amenazas externas pueden afectar los datos personales, también puede infringir la normativa del RGPD debido a amenazas internas. Esto incluye actividad de usuario tanto accidental como maliciosa. Los comprobadores del cumplimiento del RGPD pueden ayudarlo a administrar a los usuarios de manera proactiva para reducir las posibilidades de dejar los datos expuestos. Las herramientas del RGPD pueden también mejorar la precisión a la hora de asignar permisos a usuarios finales mediante funciones como plantillas automáticas. Asimismo, es esencial utilizar el software para administrar el acceso de los usuarios puesto que con él los administradores pueden comprender mejor qué cuentas de usuario existen y a qué recursos esos usuarios pueden acceder actualmente para, así, rastrear mejor las cuentas de alto riesgo (es decir, las que tienen altos niveles de permisos). De este modo, si se produce un acceso sospechoso, los administradores pueden investigar esa actividad lo antes posible. 
• Ejecutar informes de cumplimiento: Los informes automáticos ofrecen dos ventajas principales. Primero, brindan a los administradores información general rápida y clara de la actividad de los usuarios y las configuraciones de los permisos. Puede filtrar por criterios personalizados para que los informes le ofrezcan exactamente la información que necesita. En segundo lugar, los informes automáticos se pueden compartir con los auditores cuando llega el momento de informar sobre el cumplimiento o respaldar las investigaciones forenses. Si se crean mediante software de RGPD, estos informes se pueden diseñar para destacar información pertinente a la normativa del RGPD. 

Access Rights Manager se ha creado para ayudar a las empresas a acelerar y simplificar el cumplimiento del RGPD mediante la automatización de la evaluación de riesgos, la generación de informes para demostrar el cumplimiento y el apoyo a su capacidad para desarrollar procesos para gestionar las solicitudes de acceso de titulares de datos.

El cumplimiento del RGPD requiere que las empresas lleven a cabo una auditoría interna y una evaluación de la preparación para el acceso a los datos a fin de abordar cualquier problema de seguridad. Access Rights Manager se ha diseñado para mejorar la supervisión del acceso de los usuarios al permitir a los administradores supervisar y auditar el acceso de los datos mediante un sistema de administración de usuarios. Los administradores reciben un registro detallado de qué cuentas han accedido a qué flujos de datos, qué cambios se realizaron y cuándo. 

Access Rights Manager también puede ayudarlo a prevenir las costosas filtraciones de datos mediante la visualización de los permisos de las cuentas. Al mostrar los permisos de SharePoint en una estructura de árbol, el sistema de administración de usuarios de ARM puede brindar visibilidad clara sobre quién tiene permiso a qué. Se facilita el monitoreo mediante información rápida sobre el acceso no autorizado y los cambios en servidores de archivos de Windows.

La generación manual de informes de cumplimiento puede demandar mucho tiempo. ARM automatiza este proceso. ARM permite a los administradores registrar la actividad de accesos y demostrar más fácilmente el cumplimiento mediante la generación de informes sobre el acceso de los usuarios, lo que brinda una mayor precisión en los informes y ayuda a optimizar las auditorías.

• Software de cumplimiento del DSS para la PCI
• Herramienta de cumplimiento de la SOX
• Herramienta de cumplimiento de la CIP de NERC
• Software de cumplimiento de la HIPAA
• Herramienta de cumplimiento de las STIG de DISA
• Software de administración del cumplimiento
• Herramienta de generación de informes de cumplimiento
• Administración de los riesgos de ciberseguridad
• Administración de riesgos de seguridad de la información